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Aug 18, 2023

Les écoles publiques du comté de Harford mettent en œuvre un nouveau système logiciel de gestion

Le conseil scolaire du comté de Harford a eu un aperçu lundi du système Oracle Cloud choisi l'année dernière pour gérer ses activités commerciales quotidiennes. « La vision est de développer une solution hautement efficace et

Le conseil scolaire du comté de Harford a eu un aperçu lundi du système Oracle Cloud choisi l'année dernière pour gérer ses activités commerciales quotidiennes.

« La vision est de développer un système très efficient et efficace de processus intégrés qui affecte positivement toutes les parties prenantes et, en fin de compte, le cycle de vie de chaque employé, du recrutement à la retraite », a déclaré Deborah Judd, surintendante adjointe des services aux entreprises.

Un système de planification des ressources d'entreprise gère des fonctions telles que la comptabilité, les achats, les ressources humaines, la paie, l'intégration et la gestion de projet, selon une présentation lors de la réunion du Conseil de l'éducation de lundi soir.

Le système actuel, Infor Lawson S3, a été mis en œuvre dans les écoles publiques du comté de Harford il y a 20 ans. Le système ne prend plus en charge le module commercial du système scolaire. Selon Judd, les professeurs et le personnel doivent créer des solutions de contournement sur papier, une solution temporaire, au cas où le système cesserait de fonctionner.

"La technologie a considérablement changé", a déclaré Judd. « Nous savions il y a plusieurs années que nous devions commencer à envisager d’apporter des changements. »

En décembre 2020, HCPS a rencontré les parties prenantes pour déterminer ce qui était nécessaire dans un nouveau système ERP. Le comité d'évaluation était composé de six membres votants, de trois suppléants et de deux conseillers, dont des membres des départements des achats, des finances, du budget, des ressources humaines, des opérations, de la technologie et des services juridiques et de gestion des risques, selon Jennifer Horner, superviseur des achats du système scolaire.

Un appel de qualification a été lancé en mars 2021 et huit entreprises ont répondu. Après les évaluations, les cinq meilleures entreprises ont été invitées à fournir des démonstrations de haut niveau d'une journée avant que le comité de consensus ne détermine que les cinq entreprises passeraient au processus de demande de propositions en décembre 2021.

Parmi les cinq sociétés, une version plus récente de RPI Infor Lawson et Oracle de CherryRoad ont été les propositions les mieux notées et sont passées à la phase de démonstration approfondie du processus de sélection.

Les deux fournisseurs ont eu plusieurs jours de démonstration. Oracle a obtenu la note la plus élevée par le comité de consensus. En novembre, le conseil a approuvé le coût unique de mise en œuvre de 7 343 000 $ et le coût d'abonnement annuel de 1 084 733 $.

Le système scolaire espère qu'en mettant en œuvre le système ERP d'Oracle Cloud, il pourra retirer l'ancien système logiciel. Le nouveau système éliminera la paperasse et utilisera un flux de travail automatisé, intégrera la numérisation de documents pour plus d'efficacité et réduira la dépendance à l'égard de plusieurs systèmes de silos et de systèmes fantômes, selon la présentation.

"Une remarque importante ici est que le fournisseur assure la maintenance du système", a déclaré Judd.

Cinq districts scolaires de l'État, dont la ville de Baltimore et les comtés de Charles, Frederick, Montgomery et Prince George, utilisent Oracle.

« Oracle est le troisième plus grand éditeur de logiciels au monde », a déclaré Mark Davies, directeur du cloud de gestion des changements organisationnels chez Oracle. « Nous dépensons beaucoup d’argent dans la recherche et le développement pour améliorer le produit. Le cloud est mis à jour tous les 90 jours.

Le calendrier de mise en œuvre du fournisseur est divisé en trois phases : budget, finances et approvisionnement ; ressources humaines et paie ; et le recrutement. La phase budgétaire sera opérationnelle en octobre, a déclaré José Peres, vice-président des opérations de CherryRoad Technologies.

« Nous recommandons pour les phases deux et trois un cycle de mise en œuvre de 15 mois, ce qui laisse suffisamment de temps pour pouvoir concevoir, construire, tester, former et planifier le changement que l'organisation aurait et serait en mesure de déployer », a déclaré Peres. .

Le changement organisationnel consiste à amener un groupe de personnes à modifier leur comportement dans un laps de temps spécifique pour atteindre des objectifs spécifiques, a déclaré Jeff Bailey, directeur principal de la gestion du changement organisationnel dans le cloud pour Oracle.

« C'est ce que nous appelons un changement délibéré », a déclaré Bailey. « C'est ce que nous essayons de faire et réussissons à faire avec vos collaborateurs. Les préparer au changement. C'est notre responsabilité qu'ils soient prêts.